Les charges de l’auto-entrepreneur comprennent évidemment les charges sociales calculées directement sur les ventes réalisées. Cette particularité de l’auto-entreprise est étudiée en détail dans les caractéristiques du statut d’auto-entrepreneur.

Dans l’article présent, c’est le suivi de l’ensemble des charges de l’auto-entrepreneur qui est présenté comme une nécessité pour mieux mesurer les avantages ou inconvénients à conserver son statut d’auto-entrepreneur.

Obligation du suivi des charges

Nous présentons les obligations comptables des auto-entrepreneurs dans un article qui renvoie vers les documents officiels de suivi des ventes et des achats et des exemples de factures.

Les charges d’un auto-entrepreneur peuvent être suivis dans un tableau réalisé sur tableur suivant le modèle proposé :

Il est indispensable, pour ces charges comme pour les recettes de l’auto-entreprise, d’effectuer un rapprochement avec les relevés bancaires de l’entreprise. Chaque mois, l’entrepreneur reporte sur les relevés bancaires de l’auto-entreprise (car on a évidemment le droit d’écrire sur ces relevés, même au stylo !), à côté de chaque dépense, chaque débit, la référence de la pièce correspondante. Ainsi, il pourra détecter :
– qu’il possède bien une facture pour chaque dépense effectuée,
– les charges qui auraient été prélevées ou réglées deux fois (factures fournisseurs envoyées deux fois, erreur de la banque (assez rare, mais cela arrive), paiement par carte bancaire enregistré deux fois...),
– les chèques effectués mais non encore débités, pour lesquels un besoin de trésorerie reste donc à anticiper.

Intérêt du suivi des charges

Seuls les auto-entrepreneurs qui exercent une activité commerciale ont l’obligation légale de tenir un registre des achats.

Les auto-entrepreneurs proposant des services ou professions libérales n’ont pas à établir ce suivi de leurs achats (uniquement de leurs ventes).

Alors pourquoi présenter ci-dessus un modèle de tableau de suivi des charges pour tous les auto-entrepreneurs, et par ailleurs sur ce site un tableau de bord de gestion de trésorerie ? Tout simplement pour permettre à l’auto-entrepreneur dont l’activité est dynamique d’éviter deux erreurs de gestion potentielles :

• Ne pas anticiper ou même ne pas constater suffisamment rapidement un dépassement du chiffre d’affaires maximum autorisé pour un auto-entrepreneur (consulter l’article détaillant les conséquences d’un tel dépassement, notamment en matière d’imposition rétroactive à la TVA).
• Ne pas pouvoir évaluer l’intérêt du régime micro-social ou au contraire le surcoût lié à ce statut simplifié (lire l’article démontrant que le taux de cotisations des auto-entrepreneurs est aujourd’hui supérieur à celui des autres indépendants).
• Ne pas permettre le calcul d’un coût de revient pour définir son prix de vente (tarif horaire ou devis pour une prestation donnée).

Pour les auto-entrepreneurs BIC services et BNC qui ne se consacrent pas totalement à leur activité et ne pourront donc ni atteindre le chiffre d’affaires maximum ni penser à changer de statut (car le statut d’AE est le seul qui permette d’exercer une activité qui ne réalise que quelques milliers de chiffre d’affaires par an), le suivi des charges restent une option.

Traitement des débours

Les débours sont des charges payées par l’auto-entrepreneur pour le compte d’un client. Par exemple, l’artisan auto-entrepreneur qui achète pour son client un miroir qu’il va ensuite poser dans une salle-de-bain constate un débours. Cette notion est étudiée dans un article distinct car le remboursement de ces charges par le client pose le problème du calcul de cotisations sociales éventuelles sur ces encaissements particuliers.

Comptablement, les débours sont des charges particulières puisqu’ils n’ont pas de contrepartie financière, le client remboursant immédiatement à l’entrepreneur cette dépense. Il est donc conseillé de suivre ces débours sur un tableau distinct de celui des autres charges, ou d’ajouter au précédent tableau une colonne "débours" (et cocher toutes les lignes de dépenses correspondantes).

Traitement des immobilisations

Les immobilisations sont des achats de biens utilisés par l’entrepreneur pour exercer son activité, qui ont une durée de vie supérieure à 1 an et une valeur unitaire supérieure à 500 euros. Par exemple, l’acquisition d’un ordinateur constitue un achat d’immobilisation, l’achat de mobilier (bureau, étagères...), de matériel (débroussailleuse, bétonneuse, scie électrique...), d’un véhicule professionnel...

Pour un auto-entrepreneur, ces achats d’immobilisations sont des achats comme les autres, à inscrire dans le registre des achats. Pour comparer ses charges d’auto-entrepreneur avec celles des autres travailleurs indépendants, il faut amortir ces immobilisations, c’est à dire :
– Ne pas les considérer comme des charges lors de leur acquisition,
– Inclure dans ses charges annuelles la dépréciation annuelle de ces immobilisations. Par exemple, l’ordinateur acheté 600 euros représente une charge de 150 euros par an sur 4 ans, le mobilier ou matériel acquis 500 euros est à convertir en une charge annuelle de 100 euros durant 5 ans.

Ainsi, avant de considérer que le régime micro-social est financièrement pénalisant, un auto-entrepreneur qui constate des charges réelles très importantes durant une année doit retirer de ces charges les acquisitions d’immobilisations et ne prendre en compte que leur amortissement annuel.