Remboursement frais auto-entrepreneur remboursement frais
Déduction des charges de l’auto-entrepreneur
Le taux de cotisations d’un auto-entrepreneur est beaucoup plus faible que le taux de cotisations des autres travailleurs non salariés (cotisations TNS) car ce taux de cotisations de l’auto-entrepreneur s’applique sur son chiffre d’affaires alors que les cotisations des autres TNS sont calculées sur la base du résultat de leur entreprise.
Aussi, les charges théoriques de l’auto-entrepreneur sont prises en compte dans le calcul de ses cotisations sociales (et plus largement de ses prélèvements obligatoires). En effet, ce taux de cotisations avantageux de l’auto-entrepreneur correspond à un taux plus élevé appliqué à son résultat, après déduction de ces charges théoriques.
Par exemple, pour une activité commerciale :
- un taux de cotisations de 12% sur la base du chiffre d’affaires correspond à :
- un taux de cotisations de 24% sur la base d’un résultat égal à 50% du chiffre d’affaires encaissé (donc après déduction de charges théoriques égales à 50% du chiffre d’affaires encaissé),
- un taux de cotisations de 36% sur la base d’un résultat égal à 33% du chiffre d’affaires encaissé (donc après déduction de charges théoriques égales à 66% du chiffre d’affaires encaissé),
- un taux de cotisations de 48% sur la base d’un résultat égal à 25% du chiffre d’affaires encaissé (donc après déduction de charges théoriques égales à 75% du chiffre d’affaires encaissé),
Au final, le taux de cotisations d’un auto-entrepreneur correspond à peu près au taux de cotisations des autres TNS après prise en compte de charges théoriques égales à l’abattement prévu pour les micro-entreprises soit :
71% du chiffre d’affaires pour les activités commerciales,
50% du chiffre d’affaires pour les entreprises de services,
34% du chiffre d’affaires pour les professions libérales.
Un auto-entrepreneur qui engage des charges réelles (cotisations comprises) inférieures à ces abattements pour charges théoriques cotise donc moins que s’il sortait du régime de l’auto-entrepreneur. Dans le cas contraire, tout auto-entrepreneur dont l’activité engendre des charges réelles supérieures aux charges théoriques prévues pour son activité trouverait un intérêt financier à sortir de ce régime fiscal simplifié pour opter pour le régime du réel.
Les charges théoriques de l’auto-entrepreneur déjà prises en compte dans le calcul de ses cotisations et de son IR expliquent que l’auto-entrepreneur ne peut déduire aucune charge réelle (charge d’investissement, de fonctionnement, charge financière, exceptionnelle...).
Remboursement frais auto-entrepreneur
Tout auto-entrepreneur qui exerce une activité commerciale de vente par correspondance (VPC, vendeurs sur ebay par exemple) facture des frais de port à ses clients. De même, des auto-entrepreneurs refacturent parfois à leurs clients des frais de déplacement. Or tous ces remboursements constituent des encaissements à intégrer dans le chiffre d’affaires déclaré par l’auto-entrepreneur. Autrement dit, l’auto-entrepreneur paie des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu sur ces remboursements de frais.
Cependant, si ces frais refacturés sont considérés comme des débours, ils pourraient ne pas entrer dans le chiffre d’affaires à déclarer par l’auto-entrepreneur.
Débours auto-entrepreneur
L’échange d’emails suivant détaille la notion de débours :
Votre demande :
bonsoir,
J’aimerais devenir auto-entrepreneur d’ici 1 mois. Une question reste vague (car personnes n’est d’accord sur le net). Je vais ouvrir une boutique sur internet, et je voulais savoir si nous devons déclarer les frais de port, si je paie des charges dessus (sachant que je sers juste d’intermédiaire entre l’acheteur et le transporteur et je ne perçois pas de commission). Les avis sur internet divergent. Donc doit-on déclarer son chiffre d’affaire sans les frais de port, ou avec.
Merci de votre réponse.
Cdlt Emmanuel
Nature de la demande : Fiscalité des entreprises
Objet de la demande : Impôts.Gouv
Référence : 20090502-000719-PRO-TCE-AUT
Traité par : Yolande LE-BRENN, 02.98.98.36.43 (numéro de téléphone réel et déjà vérifié, inutile d’en contrôler l’exactitude au risque d’exaspérer cet inspecteur !), Inspecteur, DIRECTION FE
Bonjour Monsieur,
Vous avez demandé si, dans le cadre du régime de versement libératoire de l’impôt sur le revenu appelé régime des « auto-entrepreneurs », vous devez
retenir dans le chiffre d’affaires qui constitue l’assiette de ce
prélèvement, les frais de transport que vous facturez à vos clients.
Vous
précisez que vous servez d’intermédiaire entre votre client et le
transporteur mais que vous ne percevez pas de commission sur cette prestation.
Dans le cadre du régime de versement libératoire de l’impôt sur le revenu, le chiffre d’affaires à retenir pour les activités commerciales correspond aux créances acquises retenues dans les conditions prévues à l’article 38-2 bis du Code général des Impôts.
Cependant, le chiffre d’affaires n’inclut pas les sommes encaissées qui répondent à la définition des débours : ces sommes doivent nécessairement être engagées au nom et pour le compte du client et faire l’objet d’une reddition de compte exacte, à l’exclusion en conséquence de tout montant forfaitaire.
Tel peut être le cas des frais de transport s’ils satisfont à ces conditions.
Avec ma considération distinguée.
Yolande Le Brenn Inspecteur des Impôts.
Cet échange signifie donc que les frais engagés par l’auto-entrepreneur pour le compte de son client et qui lui sont remboursés ultérieurement n’entrent pas dans son chiffre d’affaires soumis au prélèvement libératoire (donc à l’IR, donc aux cotisations sociales logiquement). Maintenant, pour que ces encaissements soient considérés comme des débours, deux conditions sont à respecter :
l’auto-entrepreneur doit payer ces frais pour le compte de son client et ce client doit rembourser à l’auto-entrepreneur le montant exact de ces frais,
ces frais doivent être facturés par le transporteur au client et non à l’auto-entrepreneur.
Or cette dernière condition est difficile à respecter dans le cadre d’une activité de VPC (vente par correspondance). Le vendeur sur ebay ne peut pas en effet envoyer un colis à son client en demandant à La Poste de facturer son client. Les frais de port sont à payer au guichet de La Poste et sont facturés à celui qui envoie le colis. En revanche, dans le cadre d’une mission, un auto-entrepreneur peut parfaitement obtenir une facture d’hôtel, de restaurant... au nom de son client tout en réglant la note. Cette facture lui permettra d’être remboursé ultérieurement par son client sans avoir à ajouter à son chiffre d’affaires ce remboursement de frais.
Débours question à l’Assemblée Nationale
La question suivante à laquelle
| Question N° : 93336 |
| de M. Jean-Jacques Gaultier ( Union pour un Mouvement Populaire - Vosges ) |
| Ministère interrogé > Économie, industrie et emploi |
| Question publiée au JO le : 16/11/2010 page : 12401 |
| Réponse publiée au JO le : 29/03/2011 page : 3122 |
| Texte de la question
M. Jean-Jacques Gaultier appelle l’attention de Mme la ministre de l’économie, de l’industrie et de l’emploi sur le statut d’auto-entrepreneur et plus particulièrement sur la taxe libératoire dont l’auto-entrepreneur doit s’acquitter. Ainsi, cette taxe s’appliquant à toutes les rentrées d’argent sans distinction de nature ou d’origine, elle englobera donc les remboursements des frais avancés - frais de déplacements, frais hôteliers - dans le cadre de son activité professionnelle. Les sommes en jeu peuvent être suffisamment importantes par rapport au plafond autorisé. Il lui demande si des modifications sont envisagées pour exclure du plafond autorisé et donc soumis à la taxe libératoire, les remboursements de frais avancés accompagnés de justificatifs. |
| Texte de la réponse
Le régime de l’auto-entrepreneur permet, sous réserve du respect de certaines conditions fixées aux articles L. 133-6-8 du code de la sécurité sociale et 151-0 du code général des impôts, de calculer les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu afférents aux revenus professionnels par application d’un taux, fixé selon la nature de l’activité, au chiffre d’affaires ou aux recettes du mois ou du trimestre considéré. Le chiffre d’affaires à retenir correspond, en principe, pour les activités de nature commerciale, aux créances acquises sur la période d’imposition, mais il est possible, par simplification, de retenir les sommes effectivement perçues sur la période d’imposition. Pour les activités de nature non commerciale, les recettes à retenir correspondent aux sommes effectivement encaissées ou à celles dont le contribuable a eu la libre disposition dans le cadre de son activité. Ce chiffre d’affaires ou ces recettes incluent les éventuels remboursements de frais qui seraient perçus par les entrepreneurs de leurs clients, sauf à ce qu’ils puissent être qualifiés de débours (c’est-à-dire qu’ils soient engagés au nom et pour le compte du client et que l’auto-entrepreneur lui en fasse une reddition de compte exacte, voir en ce sens le paragraphe 37 du Bulletin officiel des impôts 4 G-3-09 du 9 avril 2009), ce qui ne devrait toutefois pas être le cas dans la situation évoquée par l’auteur de la question. |
Forum
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28 février 2012, par yom
Bonjour
Je suis AE depuis 2 ans et demi en dessinateur bâtiment indépendant. Je réalise dans ce cadre : des permis de construire/démolir, déclaration...... Je passe beaucoup de temps sur la route et aimerai si possible déduire mais frais kilométrique liés à mon travail.
Dans l’optique ou je facture le déplacement au client, dois je les déclarer dans le chiffre d’affaire. le cas échéant si je ne me fait pas rembourser, est-il possible de faire passer ces frais en débours et les déduire de mon chiffre d’affaire.Les frais kilométrique occupant une place de + en + grande, j’aimerai trouver une solution.
Note : Je suis en profession libérale (BNC) et ai opté pour le prélèvement libératoire.
Bien cordialement
yom
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7 décembre 2011, par fils en CBonjour, Merci pour ce site qui est très bien fait. Je suis auto entrepreneur depuis 1 mois et cela fait quelques jours que je me pose une question sur la règle des débours. J’ai essayé de joindre les impots mais les réponses que j’ai obtenues étaient incompétentes : Une personne m’a quand même dit qu’elle ne voyait pas pourquoi utiliser la règle des débours en AE, et que selon elle ce n’était pas possible (elle avait l’air un peu bêbête...), alors que de nombreux sites ou blogs sur les auto-entrepreneurs en parlent. Voici donc ma question : Je crée des robes de mariées (Entre autres). Si, à la commande du tissu, je demande à mon fournisseur de mettre la facture au nom de ma cliente, cette dépense peut être considérée comme débours, et donc non déclarée dans mon chiffre d’affaires, est-ce exact ? En prenant un exemple concret, si je dis à ma cliente que la robe va lui couter 1600 euros (qu’elle me verse en plusieurs fois), et que j’ai 400euros d’achats de tissus, avec des factures au nom de ma cliente, j’aurai donc sur ma facture une ligne "Fabrication de robe" facturée à 1200euros et une ligne "Frais de débours" facturée à 400 euros. La facture totale sera donc bien de 1600 euros (ce qu’a payé ma cliente), mais mon CA déclaré sur cette robe (donc déclaré sur ma déclaration d’impots et pour le RSI) sera de 1200euros, est-ce bien cela ? LA QUESTION QUI EN DECOULE : à ce moment là, la fabrication de cette robe, et donc les 1200euros de CA déclarés sont-ils considérés comme de l’achat-revente-fabrication (case dans laquelle je rentre selon la chambre des métiers pour de la fabrication de vetements)ou comme de la prestation de services, étant donné que mon CA sur cette robe ne représente que de la fabrication (service ?) sans achat de matière première (puisque passé en débours). Je ne sais pas si j’ai formulé clairement ma question, mais j’espère avoir une réponse, car visiblement, ce n’est pas auprès des impôts que j’aurai une réponse claire et précise ! Merci d’avance Cécile (Fils en C)
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11 juillet 2011, par mister G
Bonjour, d’abord merci pour votre site, son principe et son animation ! le sentiment d’avoir quelqu’un au bout du fil !
mon sujet logiquement : la refacturation des FRAIS PROFESSIONNELS par les AE et leur assujettissement aux prélèvements obligatoires. pour info, je suis auto-entrepreneur depuis avril 2011 comme Conseil en Communication (RSI / CS=18,3+2,2=20,5%)
INDEMNITES KILOMETRIQUES
1 - il me semble acquis que les indemnités kilométriques doivent être facturées et entreront dans le calcul des prélèvements obligatoires, est-ce exact ?
2 - même si mon client est d’accord, j’imagine qu’il est illégal d’augmenter le kilométrage dans les proportions du montant des prélèvements obligatoires, est-ce exact ?
3 - mais si mon client est d’accord, est-il légal de présenter un montant forfaitaire pour des indemnités kilométriques ?
AUTRES FRAIS (train, avion, taxi, restaurant, hôtel, pressing, transporteur, consommables, matériel, prestataires)
4 - qualifiés de "débours", ils n’entreraient pas dans mon chiffre d’affaire, est-ce exact ?
5 - pour ce faire, il suffit que les factures soient libellées au nom de mon client et que je lui en présente un compte détaillé, est-ce exact ?
6 - toutes les factures (taxi, restaurant, consommables…) ne mentionnant pas de nom satisfont cette exigence par défaut, est-ce exact ?
7 - sous quelle forme doit s’effectuer "cette reddition de compte exacte" évoquée par le Bulletin Officiel des Impôts 4-G-3-09 n°40 du 9 avril 2009 ?
8 - un document intitulé "note de frais", accompagné des justificatifs et faisant explicitement référence à la facture de ma prestation correspondante, serait-il légal ?
9 - le montant figurant sur ce document comptable (distinct quoique relatif à ma facture) ne serait pas à inclure dans la déclaration de mon CA, est-ce exact ?
10 - quid des billets de train payables en ligne dont le nom associé à la réservation me semble devoir être celui du titulaire de la CB utilisée pour le règlement ?
merci par avance.
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12 juillet 2011
Les débours, qui n’entrent pas dans le CA de l’AE, doivent être facturés au client (et ensuite facturés par l’AE et remboursés par le client). Cela signifie que seuls les frais qui peuvent matériellement être facturés à vos clients (pas l’essence par exemple) peuvent être considérés comme des débours.
D’une façon générale, les frais de déplacement sont des charges non déductibles pour l’AE et prises en compte par l’application de taux de cotisations avantageux en revanche pratiqués sur le chiffre d’affaires.
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13 juillet 2011
j’ai bien compris le principe : frais des AE non remboursables car régime avantageux. sauf débours aux conditions suivantes : nom du client sur les factures de l’hôtel, du restau, etc. + transmettre à mon client à la virgule près.
ma question c’est : sous quelle forme ? si j’ai réglé une facture que j’ai bien fait libeller au nom de mon client : 1 nuit d’hôtel = 100 euros dont 19,9 euros de TVA comment vais-je mettre ça sur une facture qui ne peut faire figurer de TVA ?
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14 juillet 2011Pour facturer vos débours, vous envoyez à votre client une facture (en y joignant les justificatifs de ces débours, comme pour une note de frais) en mentionnant la refacturation TTC de ces débours. Votre client pourra donc comptabiliser les factures à son nom (d’où l’importance de cette condition), en distinguant HT et TVA, avec pour contrepartie une dette envers votre entreprise pour le total TTC (le montant de votre facture).
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15 juillet 2011Je ne confirme rien du tout ! Nous vivons dans un régime déclaratif, c’est à vous de déclarer votre chiffre d’affaires. Or notez bien que les débours doivent être facturés directement à votre client par votre fournisseur (votre nom ne doit apparaître nulle part sur cette facture par conséquent), ce qui dans la pratique est assez rare...
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11 juin 2011Bonjour, je suis en auto-entreprise depuis un an, en architecture, et j’ai un certain nombre de frais (impression des plans etc...) ce qui constitue une grande part des dépenses concernant le fonctionnement de mon activité. A quel organisme dois je envoyer les factures de traitement afin d’être en partie remboursé ? cordialement
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14 juin 2011"A quel organisme dois je envoyer les factures de traitement afin d’être en partie remboursé ?" : depuis un an, vous êtes chef d’entreprise et vous voulez envoyer vos factures d’achat à un organisme qui vous rembourserait les cotisations payées correspondantes ? Avez-vous lu l’article ci-dessus, ou consulté ce site d’une quelconque manière. Merci d’avance.
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18 mai 2011, par Ablasika
Je pratique le massage bien être et sous-loue un local professionnel. Puis-je déclarer mon CA déduit des frais de location ?
Autre question : le statut d’intermittent du spectacle ( technicienne relevant de l’annexe 8 ) est il compatible avec le statut d’AE ? Devrais-je simplement informer les Assédics ( ARE ) du montant de mon CA mensuel ?
Merci
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19 mai 2011Non, aucune charge de l’auto-entrepreneur ne peut être déduite de son chiffre d’affaires, c’est l’objet de l’article ci-dessus ! Seuls les débours peuvent ne pas être intégrés au chiffre d’affaires, mais dans la pratique les débours sont plutôt rares.
En ce qui concerne le cumul AE - intermittent du spectacle, je vous renvoie à une circulaire qui ne répondait pas exactement à votre situation mais montre les limites de la possibilité de ce cumul.
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4 mai 2011, par lauraSi je comprend bien, lorsqu’un AE est vendeur en VPC et facture au même moment que la vente (par exemple sur Paypal) les frais de port à son client, on ne peut pas considérer les frais de port comme un débours et il faut donc les inclure dans la déclaration de son CA ? Ce point là n’est pas très clair, pas de conclusion donnée. Mais c’est bon à savoir que les déplacements peuvent être exclus eux.
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4 mai 2011
Les frais de port facturés à des clients par un auto-entrepreneur dont l’activité relève de la VPC sont à inclure dans le chiffre d’affaires encaissé et déclaré à l’URSSAF. Aussi, cet auto-entrepreneur paie des cotisations sociales et de l’IR sur la base de ces frais de port.
En revanche, ces frais peuvent devenir des débours si le transporteur facture directement son client. Dans la pratique, il n’est pas imaginable qu’un entrepreneur demande au guichet de La Poste que la facture de 6,10€ est à établir au nom de tel client... En revanche, pour des montants importants, cette démarche et organisation peut être envisagée.
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26 juillet 2011
Bonjour, En statut d’achat/vente, les cotisations sont de 13.1% x 29% (71% du C.A) soit 3.80% du C.A. Pour des frais de port de 5€ cela revient à payer 0.19€ de cotisation
— > en considérant qu’il faut payer 5€ à la poste, il suffit de facturer 104% des frais de port pour gagner au final 100% de ceux-ci. Soit sur 5€ -> facturer 5.20€Je pense que c’est le plus simple pour gérer ce problème de cotisations sur les frais de port - à part sur les grosses commandes, où il peut effectivement être intéressant de passer par un autre transporteur que la Poste et là demander au transporteur d’établir une facture au nom du client.
Mais n’oublions pas que sur des frais de port de 100€, la cotisation ne sera jamais que de 3.80€ -> donc en facturant 104€ au client, on se simplifie la vie sans pour autant le voler.
Je me suis moi aussi posé la question du problème des frais de port (tout comme pour tout le reste des frais). Et au final je pense que ce n’est pas un gros problème, dès lors qu’il est intégré dès le début au calcul du prix des produits.
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26 juillet 2011Parfaitement d’accord avec vous, cependant votre prix de vente doit être augmenté des cotisations sur les frais de port, un petit désavantage par rapport aux entreprises soumises au régime du réel. En revanche, l’augmentation n’est dans votre exemple que de 1%. En effet, sur 5€ de frais de port, en considérant 20% de cotisations, on arrive à 1€ de cotisations supplémentaires, soit sur un prix de vente de 100€ une augmentation de 1% à pratiquer (ou une perte de 1% si ces frais de port ne sont pas des débours).
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6 avril 2011, par Serge
Bonjour,
la démonstration de l’Inspectrice est assez nébuleuse pour ma part car elle utilise des termes pour lesquels il est nécessaire de posséder le dictionnaire qui va bien. Ma question sera peut être mal posée mais je la pose quand même : dans le cas d’une distribution d’un produit alimentaire qui a nécessité des frais de matières premières, d’électricité, de récipients etc, peut on les déduire de son chiffre d’affaire, notamment pour le calcul des charges sociales et/ou pour le calcul de l’imposition libératoire ? ex : je vends 100 jus de fruit pour 100 euros, j’ai 50 euros de frais (electricité frigo, matière première, gobelet). Comment se calcul d’une part les charges sociales et l’impot (1% libératoire) ? Merci.
Serge....peut être futur auto-entrepreneur
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7 avril 2011Ce n’est pas cet article que vous devez lire mais le suivant. En effet, le principe est que les charges réelles de l’auto-entrepreneur ne sont pas prises en compte pour le calcul de ses cotisations (basées entièrement sur son chiffre d’affaires). D’où cet article qui traite le cas particulier des débours qui peuvent ne pas entrer dans le chiffre d’affaires de l’AE.
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29 août 2011
Bonjour,
J’ai lu plus haut que les frais de déplacements (comme le carburant, essence ou diesel) ne peuvent pas être considérés comme des débours. Si la personne à la caisse de la station me fait une facture au nom de mon client, puis-je du coup considérer le montant de cette facture comme débours ?
PS : Merci pour site, on y trouve beaucoup de réponses concrètes.
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29 août 2011La procédure du rescrit est toujours à conseiller dans les cas limites : interrogez par écrit votre centre des impôts avant de déduire de la facturation de vos frais de déplacement vos frais de carburant. Mais notez que, au mieux, ces frais facturés à vos clients pourront ne pas entrer dans votre CA. A l’inverse, si vous ne refacturez pas ces frais de déplacement, ils ne pourront jamais être déduits de votre CA (aucune charge n’est déductible, les débours sont facturés au client puis soustrait du CA soumis à prélèvements obligatoires).
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14 avril 2012
Bonjour,
Je suis auto-entrepreneur depuis un an environ et pour mon travail, je suis obligé de me déplacer dans toute la France.
Jusqu’à présent, j’envoyais une facture au client avec le montant de la prestation et le montant des frais de déplacement et d’hôtel que j’avais avancés.
Mais lorsque je me déplace pour une petite prestation, je paye plus d’impôts sur les frais que sur la prestation même. On m’a récemment parlé des frais de débours et j’aimerais savoir exactement comment faire pour, en toute légalité, ne pas avoir à payer d’impôts sur des remboursements où je n’ai aucun profit.
Concrètement, j’aimerais savoir :
Si je peux ne pas déclarer les frais de débours dans mon chiffre d’affaires ;
Si oui, quelles sont les conditions nécessaires pour cela : facture des frais doit être au nom du client ? Pour le train, le passager (moi) n’est pas salarié du client, est-ce un problème ? Les repas que le client me rembourse peuvent-ils aussi être inclus ?
Si je dois émettre un seul document avec la prestation et les frais avancés ou si je dois facturer seulement la prestation et envoyer séparément une note de débours.Merci d’avance
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