Un entrepreneur doit, dès la rédaction de son business plan, réfléchir aux trois étapes de recouvrement de ses créances :
– la relance à l’amiable du client,
– le recouvrement de sa créance, par un cabinet spécialisé éventuellement,
– les procédures judiciaires auxquelles il peut avoir recours.

Ensuite, en comptabilité, le traitement des créances douteuses est à maîtriser pour pouvoir gérer sa trésorerie (anticiper TVA et impôts).

Relance à l’amiable du client

Trois types de raisons peuvent expliquer un retard de paiement :
– causes involontaires : un client n’a pas reçu la facture à payer ; il a oublié de la régler ; il est dans l’attente d’un nouveau chéquier ;
– report du paiement volontaire : le client connaît des difficultés financières, il va payer cette facture mais attend auparavant un encaissement ; le client n’a pas été satisfait de la prestation et souhaitait en faire part avant son règlement ;
– refus de paiement : un litige existe avec le client qui refuse par conséquent de payer cette facture ; une procédure collective empêche le client de régler cette facture.

Dans ces trois cas, il est essentiel de conserver un contact étroit avec son client pour :
– comprendre l’origine de l’impayé, les intentions du client,
– anticiper un échelonnement de son paiement ou un retard prévisible, et donc le besoin de trésorerie correspondant (voir la notion de BFR),
– prendre les mesures (commerciales ou judiciaires) appropriées en cas de litige.

Une relance téléphonique est le meilleur moyen d’obtenir rapidement de l’information claire. Une relance par écrit sous-entend un délai de réponse de quelques semaines et un formalisme qui empêche de dévoiler les causes véritables du non-paiement. En réalité, un écrit ne fait jamais que constater une situation d’impayé et a pour seul but de préparer des démarches de recouvrement par le biais d’un intermédiaire spécialisé ou de la justice.

Pour finir, une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception, indiquant la date des précédentes relances par téléphone et courrier simple, est un moyen ultérieur de prouver les démarches déjà accomplies et la mauvaise foi éventuelle de son client.

Exemple de relance

Le 20 novembre 2014

Madame, Monsieur,

La facture correspondant à notre prestation (décrire l’objet de la prestation indiqué sur la facture impayée) n’a pas été réglée à ce jour (copie jointe).

Une copie de la facture est donc jointe à ce courrier ou plus simplement à cet email de relance.

Merci de bien vouloir faire le nécessaire au plus vite et au maximum dans un délai de quinze jours, soit pour le 5 décembre 2014.

A défaut de paiement pour cette date, nous serions au regret de majorer la facture de 40 euros TTC conformément à la mention obligatoire figurant sur celle-ci.

Voir les règles en matière de pénalités de retard, et la mention obligatoire à insérer sur toutes les factures émises.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutation.

Cabinet de recouvrement de créances

C’est l’objet de l’article suivant. A noter que le recours à un professionnel du recouvrement est notamment essentiel lorsqu’il s’agit de récupérer des sommes dues par une entreprise étrangère (en suivant par conséquent les voies de recours prévues par le Code du commerce du pays concerné).

Procédures judiciaires

La procédure la plus appropriée pour contraindre un client à régler sa facture est l’injonction de payer. L’entrepreneur doit pour cela présenter sa facture au greffe du tribunal de commerce. Des frais inférieurs à 25 euros lui seront demandés. Un juge examine alors sa créance et, sans chercher à prendre contact avec le client, rend une ordonnance d’injonction de payer. Cette décision judiciaire est ensuite à transmettre au client par un huissier (honoraires libres).

Créance sur une entreprise en liquidation

Lorsque le client est une société dont la liquidation a été prononcée, le règlement de la créance devient incertain et lointain. En effet, le liquidateur est chargé de réaliser les actifs de la société, autrement dit de les vendre. Or cette opération peut nécessiter plusieurs mois, pour organiser la cession des immobilisations ou trouver un repreneur.

Ensuite, le liquidateur ne paiera que les créanciers qui se seront déclarés. En effet, ces derniers doivent volontairement, par un courrier adressé au liquidateur, émettre un récapitulatif de leurs créances accompagné des factures correspondantes. Or comment être informé de la mise en liquidation d’un client ? En lisant régulièrement toutes les annonces légales publiées dans sa zone d’activité. Il y a donc de fortes chances que l’entreprise ne soit pas informée de cette procédure judiciaire et ne puisse pas déclarer sa créance dans le délai de 60 jours qui lui est imparti. Cette difficulté pratique renforce le conseil précédent : conserver un contact étroit avec son client, le relancer régulièrement et chercher à être informé directement par lui d’une telle procédure.

Enfin, en fonction de l’ordre des créanciers, les factures en attente sont réglées par le liquidateur, partiellement le plus souvent, en fonction du total des actifs réalisés.

Traitement comptable des impayés

Il est important de comprendre les conséquences fiscales d’une créance irrécouvrable (facture qui ne sera jamais payée), même pour l’entrepreneur qui sous-traite la tenue de sa comptabilité, car des écritures comptables passées dépendra :
– le résultat de l’entreprise, et donc l’impôt à payer,
– la TVA récupérable par l’entreprise.

Avant d’être considérée comme irrécouvrable, une créance a fait l’objet d’une facture client, qui apparaît en comptabilité comme :
– un produit reporté dans le compte de résultat,
– de la TVA collectée, à reverser à l’Etat.

Aussi, suite à cette facture initiale, l’entreprise doit :
– payer de l’impôt (impôt sur les sociétés ou sur le revenu suivant les cas, mais toujours sur la base du résultat de l’entreprise),
– reverser de la TVA (que l’entreprise n’a pas encore encaissée).

Or, en cas de facture impayée, ce produit et cette TVA collectée ne peuvent pas être annulés. Il faut pour cela que la créance devienne, totalement ou en partie, irrécouvrable. L’entrepreneur doit pouvoir apporter la preuve qu’une partie de sa créance ou son intégralité ne sera jamais réglée. Cette preuve doit faire l’objet d’un écrit, mais pas obligatoirement d’une décision judiciaire.

Ainsi, la pièce comptable qui permet d’annuler une facture impayée (de la compenser par une charge du même montant plus précisément) peut être :
– l’annonce de la liquidation de la société, ou d’une autre procédure judiciaire (un redressement judiciaire par exemple qui prévoirait l’abandon d’un certain pourcentage de dettes),
– une injonction de payer contestée par le débiteur,
– un courrier recommandé reçu de son client indiquant qu’il ne règlera pas sa facture,
– un courrier simple qui détaille un litige commercial.

Dans le cas où un accord commercial pourrait débloquer la situation, par l’accord d’une réduction exceptionnelle notamment, c’est la facture d’avoir correspondante qui permettra de corriger la facture initiale en réduisant les produits soumis à l’impôt et la TVA à reverser à l’état.