Le lettrage des comptes de tiers est un contrôle effectué régulièrement par un comptable pour expliquer ses comptes fournisseurs et clients. Dans le cadre de la gestion d’une petite entreprise, il s’agit ici d’utiliser le tableau de trésorerie présenté dans ce dossier afin de le compléter pour l’utiliser également comme un outil de contrôle des comptes clients et fournisseurs.

Définition du lettrage des comptes

Le lettrage des comptes découle de la notion comptable de partie double. Lorsque l’on enregistre en comptabilité une opération de vente par exemple, on comptabilise distinctement :
– l’émission de la facture, la vente,
– l’encaissement du règlement du client.
Pour cela, on indique dans un compte client :
– dans un premier temps une créance sur ce client (lors de l’émission de la facture et dans l’attente de son règlement),
– dans un second temps l’annulation de cette créance (au moment du règlement, même si celui-ci intervient au même moment que l’émission de la facture).

Le lettrage de ce compte de tiers consiste à pointer les créances comptabilisées et les annulations correspondantes. Pour relier l’émission d’une facture avec le règlement de cette facture, on utilise une même lettre. Par exemple, un A à côté de la facture Dupont et un A à côté du règlement correspondant. Ou encore AA pour laisser davantage de possibilités (AA, AB, AC... puis BA, BB, BC...).

Ce travail de lettrage permet de mettre en évidence, dans chaque compte de client ou de fournisseur :

• Les factures non lettrées : il s’agit des factures :
  • en attente de règlement, non payées,
  • comptabilisées deux fois, une écriture de régularisation est donc à enregistrer,
  • comptabilisées dans le mauvais compte, une écriture de reclassement est à saisir au journal.
• Les règlements non lettrés : il s’agit des règlements :
  • qui ne sont pas comptabilisés dans le bon compte, une régularisation s’impose,
  • comptabilisés deux fois, une écriture de régularisation là aussi nécessaire.

Au final, ce lettrage, possible sur tout logiciel comptable, trouve son intérêt dès lors que le volume de factures traitées est conséquent. Aussi, ce travail de lettrage et le suivi des tiers qu’il permet peut être réalisé directement sur le tableau de bord présenté dans cette même rubrique.

Suivi des fournisseurs sur notre tableau de trésorerie

Dans une très petite entreprise, qui compte une trentaine de factures d’achat par an au maximum, un suivi des fournisseurs ne s’impose pas réellement.

De la même façon, il n’y a pas d’intérêt en comptabilité à créer un compte fournisseur particulier pour chaque fournisseur. Tous les fournisseurs sont donc comptabilisés dans un compte unique et le lettrage de ces factures peut être effectué de façon manuelle :
– ou bien en notant sur les factures les dates de règlement et en classant distinctement les factures non encore payées,
– ou bien en reportant sur les relevés bancaires l’identifiant des factures fournisseurs payées (numéro de facture, ou nom du fournisseur).

Suivi des clients sur notre tableau de trésorerie

Pour mieux exploiter le tableau de suivi de trésorerie présenté, il est possible de le compléter des données suivantes :

• Le nom des clients et le total des paiements reçus pour chaque facture, le but étant de classer extra-comptablement par client les factures émises et d’obtenir une analyse de compte par client à la date de clôture.
• Par un code couleur, d’indiquer en vert la date d’échéance des factures, et de souligner en rouge les impayés. Ainsi, visuellement, l’entrepreneur peut s’assurer :
  • que chaque règlement client correspond bien au montant de la facture correspondante émise,
  • des retards de paiement : une facture non payée à l’échéance laisse une cellule verte vierge, celle-ci est alors notée en rouge jusqu’à son règlement final.

Nous modifions en conséquence notre tableau de trésorerie. En réalité, il s’agit du même tableau, seulement certaines colonnes sont masquées ou non selon les besoins. A noter que le "Total encaissé" est obtenu en faisant la somme des cellules précédentes.

Nom client	Libellé	Facturé	Janvier		Février		Mars		Payé	Restant dû
			1-15	15-31	1-15	15-28	1-15	15-31	au 31/03	au 31/03
Sarl Destruc	F20121104	850	850						850	0
Ets Montbon	F20121206	480	480						480	0
Sarl Destruc	F20130101	980				980			980	0
M. Norman	F20130102	130			130				130	0
Mme Gatini	F20130103	2.000		2.000					2.000	0
Sarl Destruc	F20130201	680					680		680	0
Destouche SAS	F20130202	400			400				400	0
Destouche SAS	F20130203	750				750			750	0
Sarl Destruc	F20130301	2.200							0	2.200
Ets Montbon	F20130302	1.400						1.400	1400	0

Sans tenir une comptabilité régulière, l’entrepreneur note donc :
– lors de l’émission d’une facture, la date d’échéance en vert,
– lors du règlement d’une facture, le montant payé dans la période correspondante.

Ainsi, les montants qui apparaissent dans une cellule verte sont des règlements intervenus à l’échéance attendue.

A l’inverse, dès lors qu’une cellule est restée verte sans avoir été payée, l’entrepreneur la marque en rouge, jusqu’à son règlement. Il engage alors toutes les démarches de recouvrement nécessaires.

Par exemple, la facture de 980 euros dont l’échéance était la seconde quinzaine du mois de janvier est restée en rouge jusqu’à son règlement à la fin du mois de février.

L’avant-dernière facture émise, pour un montant de 2.200 euros n’a pas été réglée à la date de cette mise à jour au 31 mars. C’est la seule facture dont le règlement reste en suspens, toutes les autres factures notées "rouge" ayant finalement été réglées.

Présentation des soldes par clients

L’objectif est maintenant, d’expliquer le solde de ce compte clients à la fin de la période, c’est à dire de décomposer ce solde final par client.

Il faut pour cela conserver uniquement les informations à la date de clôture (ici pour un point au 31 mars).

Nom client	Libellé	Montant facturé	Total encaissé	Restant dû
Sarl Destruc	F20121104	850	850	0
Ets Montbon	F20121206	480	480	0
Sarl Destruc	F20130101	980	980	0
M. Norman	F20130102	130	130	0
Mme Gatini	F20130103	2.000	2.000	0
Sarl Destruc	F20130201	680	680	0
Destouche SAS	F20130202	400	400	0
Destouche SAS	F20130203	750	750	0
Sarl Destruc	F20130301	2.200	0	2.200
Ets Montbon	F20130302	1.400	1400	0

Ensuite, sur tableur, il est possible de sélectionner l’ensemble des cellules du tableau avant d’utiliser les fonctions de mise en forme automatique. Sur Excel, elles sont évidemment disponibles, mais l’utilisation d’Open Office est toujours à recommander, ne serait-ce que parce qu’il s’agit d’un logiciel libre.

Sur ce logiciel, aller dans Données / Sous-totaux puis demander
– de grouper par Clients,
– de calculer les sous-totaux pour le "montant restant dû",
– en utilisant la fonction somme.

On obtient alors automatiquement un tableau détaillant par client les factures restant dues à la date de clôture.

Nom client	Libellé	Montant facturé	Total encaissé	Restant dû
Destouche SAS	F20130202	400	400	0
Destouche SAS	F20130203	750	750	0
Sous-total				0
Ets Montbon	F20121206	480	480	0
Ets Montbon	F20130302	1.400	1400	0
Sous-total				0
M. Norman	F20130102	130	130	0
Sous-total				0
Mme Gatini	F20130103	2.000	2.000	0
Sous-total				0
Sarl Destruc	F20121104	850	850	0
Sarl Destruc	F20130101	980	980	0
Sarl Destruc	F20130201	680	680	0
Sarl Destruc	F20130301	2.200	0	2.200
Sous-total				2.200
TOTAL				2.200

Toutes les factures ont été payées sauf une dans notre exemple, cette présentation a donc un intérêt limité. En revanche, cette même présentation dès qu’une dizaine de factures restent impayées à la date de clôture est un justificatif de compte essentiel, à transmettre éventuellement à son CGA ou AGA (centre ou association de gestion agréé). En effet, la justification du compte Clients est de toute importance, car oublier de comptabiliser une facture, c’est oublier du chiffre d’affaires et donc du résultat (et de l’impôt par la même occasion...).