Avant la creation effective d’une SARL, des dépenses ont d’ores et déjà été effectuées pour le compte de la société (honoraires de conseils, frais de création, fournitures...). Comment intégrer ces opérations dans les comptes du premier exercice de cette SARL ?

Actes conclus avant la creation d’une SARL

Ce n’est qu’à partir de l’immatriculation de la SARL que la société devient une personne morale, capable juridiquement de contracter dans le cadre de son objet social. Or, avant cette immatriculation, bien des actes sont nécessaires à sa constitution :

• pour l’étude de marché : sous-traitance d’une étude de marché, de l’achat de listings clients,
• pour la gestion administrative : achat de matériel divers (ordinateur, logiciel comptable, commercial, fournitures, livres de comptes...),
• pour l’activité : achat ou location d’un fonds de commerce,
• pour commencer la production ou des ventes : achat d’un stock.

Ces achats réalisés antérieurement à l’immatriculation de la SARL par le gérant ou un futur associé pourront être repris au nom de la SARL et remboursés aux associés concernés. Dans ce but, les actes concernés doivent obligatoirement être conclus "au nom de la société en formation" et mentionner les renseignements qui permettent de l’identifier (dénomination, siège social...). Le bailleur d’un local, le vendeur de marchandises, mobiliers... devront donc être informés que le contrat qu’ils signent engage une SARL non encore immatriculée et non la personne physique qui les sollicite. Si la mention "conclu pour le compte de la société en formation" n’apparaît pas dans les actes antérieurs à l’immatriculation de la SARL, celle-ci ne pourra les reprendre ensuite à son compte et c’est la personne physique qui les aura signé qui ce sera engagée.

Reprise par la SARL des actes antérieurs à sa creation

La SARL reprendra les actes conclus antérieurement à son immatriculation de trois façon :

• Pour les actes conclus avant la signature des statuts, un état récapitulatif des engagements pris au nom de la société en formation peut être annexé aux statuts. La signature des statuts par tous les associés entraînera automatiquement la reprise de ces actes par la SARL lors de son immatriculation.
• Les associés peuvent donner mandat au futur gérant généralement pour conclure les actes nécessaires au nom de la société en formation. Ce mandat peut être donné dans les statuts ou par un acte distinct. Cependant, seul un mandat donné par tous les associés à l’un d’entre eux dans les statuts permettra une reprise automatique des actes conclus lors de l’immatriculation de la société.
  Le mandat doit être un mandat spécial. Les mandats qui autorisent "d’effectuer tout acte dans le cadre de l’objet social", "actes entrant dans l’objet statutaire et conforme à l’intérêt social", "passer et accepter tous marchés rentrant dans l’objet de la société" sont des mandats généraux qui ne permettront pas la reprise des actes conclus par le bénéficiaire de ce mandat lors de l’immatriculation de la SARL. Il faut donc rédiger un mandat spécial qui anticipe les actes qui seront conclus au nom de la société en formation.
• Après immatriculation de la SARL, si des actes n’ont pas été repris automatiquement lors de celle-ci, une assemblée générale peut encore le décider à la majorité des associés (si aucune clause ne prévoit une majorité supérieur dans les statuts). Cette assemblée devra avoir lieur rapidement après l’immatriculation de la société même si aucun délai légal n’est spécifié.