Un suivi de trésorerie dans un tableau de bord s’impose surtout pour les très petites entreprises qui n’utilisent pas un logiciel comptable ou ne pratiquent pas une saisie au jour le jour de leurs opérations comptables.

Suivre la trésorerie d’une auto-entreprise

Les grandes entreprises comptabilisent chaque jour leurs flux économiques et financiers. Leur comptabilité leur permet donc de connaître en permanence :
– le solde de leur trésorerie,
– le total des factures émises et non encore réglées par leurs clients,
– le montant de leurs dettes fournisseurs qui restent à payer.
Le service comptable de ces entreprises est donc en mesure d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie ou, au contraire, d’évaluer l’excédent de trésorerie disponible (qui peut être placée à court terme, avant d’être distribuée aux actionnaires ou réinvestie dans l’activité).

Ce suivi de la trésorerie est essentielle pour une auto-entreprise ou une micro-entreprise. En effet, ces statuts simplifiés ne permettent pas de déduire les charges réellement constatées mais un pourcentage du chiffre d’affaires qui correspond aux charges estimées de l’entreprise. Aussi, l’auto-entrepreneur ou le micro-entrepreneur doivent s’assurer que leur statut ne les pénalise pas et que le montant de leurs charges réelles correspond bien (ou reste inférieur) à celui de ces charges estimées. Dans le cas contraire, changer de statut peut être une solution pour augmenter la rentabilité de son entreprise.

De plus, il faut rappeler que les auto-entrepreneurs comme les micro-entreprises ont l’obligation légale de suivre leurs factures émises et reçues. Aussi, il est bien dommage d’effectuer ce travail de gestion sans l’utiliser pour mettre en place un véritable suivi de trésorerie.

Enfin, dès lors qu’une auto-entreprise ou micro-entreprise dépasse le plafond de chiffre d’affaires autorisé, ses obligations comptables sont modifiées. La mise en place de tableaux de gestion performants s’impose alors, et mieux vaut s’y être préparé.

Suivre la trésorerie d’une entreprise individuelle

Tout entrepreneur individuel qui ne tient pas une comptabilité régulière a tout intérêt à suivre de façon extra-comptable les paiements de ses clients. Un impayé est en effet d’autant plus difficile à gérer qu’il est ancien.

En particulier, les entreprises de services et les professions libérales qui émettent quelques dizaines de factures chaque année peuvent parfaitement utiliser le tableau de bord présenté ci-dessous dès lors qu’elles ne peuvent utiliser (en raison d’une saisie irrégulière de leurs pièces comptables par exemple) l’échéancier client disponible sur tout logiciel comptable ou de gestion commercial.

Tableau de bord type

Le tableau ci-dessous peut être établi sur Excel ou sur un logiciel libre, totalement gratuit, de type Open Office. Il compile un suivi :
– des factures clients,
– des factures fournisseurs,
– de la trésorerie de l’entreprise.

D’autre part, par quelques copiés-collés, ce tableau de bord permet d’établir un compte de résultat sommaire de l’entreprise.

D’une façon générale, chaque entrepreneur, en fonction de ses connaissances en informatique et de ses besoins internes et externes d’informations, doit développer des outils de suivi personnalisés. Le tableau ci-dessous est donc simplement une proposition :

(1) : factures de la période précédente en attente de paiement

Sur ces trois premiers mois de l’année 2013, cet entrepreneur a dégagé une trésorerie positive de + 35,00 euros. Cette somme se retrouve que l’on fasse le total des encaissements diminués des décaissements ou que l’on calcule la somme des dégagements de la période.

Cependant, si cette activité permet à l’entrepreneur de prélever une rémunération de 1.800 euros par mois sur la trésorerie de son entreprise, les délais de paiements accordés aux clients entraînent des difficultés bancaires au mois de mars. En effet, malgré une trésorerie initiale de +1.000 euros au début janvier, les échéances fournisseurs à prévoir pour le mois de mars (honoraires annuels du centre de gestion agréé, facture de sous-traitance, TVA à décaisser) entraînent un découvert bancaire dès la première quinzaine du mois de mars.

Ce découvert ne sera compensé qu’ultérieurement, lors du règlement de la facture F20130301 émise au mois de mars. Le total du découvert atteindra plus de 1.500,00 euros. Cet entrepreneur doit donc rechercher une solution pour compenser ce besoin de trésorerie :
– en demandant un acompte sur cette facture F20130301,
– en reportant le paiement de sa facture de sous-traitance (un retard de TVA entraînant une pénalité),
– en limitant ses prélèvements personnels ; en supprimant par exemple le prélèvement de 900 euros pour la deuxième quinzaine de février et celui de la première quinzaine de mars, faisant ainsi passer le solde bancaire d’un découvert de 1.540 euros au 15 mars à un excédent de 260 euros.

Mise à jour du tableau de suivi

Ce tableau peut donc être établi en début d’exercice comme outil prévisionnel :
– de chiffre d’affaires,
– de trésorerie.

Ensuite, chaque mois, le tableau est mis à jour lors du rapprochement bancaire (voir notre méthode simplifiée, pour les auto-entrepreneurs notamment) par :
– la saisie des montants réels en remplacement des montants prévus,
– l’ajout des opérations oubliées,
– la mise à jour des montants facturés mais non encore encaissés.
Dans tous les cas, ce rapprochement bancaire constituera le meilleur moyen de noter un impayé et d’entreprendre les démarches qui s’imposent alors, d’éviter le double-règlement d’un fournisseur et de mieux anticiper sa trésorerie future.

Enfin, pour une période donnée, ce tableau de bord permet d’obtenir des informations de gestion qui permettront de constituer de nouveaux prévisionnels :
– délai de paiement client moyen,
– principales échéances des charges d’exploitation,
– évaluation du BFR et apports complémentaires nécessaires.